Datenschutzbelehrung Bewerber (m/w/d)[1]

  1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

42DBS GmbH, Herzogspitalstr. 24, 80331 München

Tel:      08945 / 169979

Mail:    datenschutz@42dbs.de

  1. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Sie können unseren Datenschutzbeauftragten unter folgender Adresse erreichen:

Beatriz Loos

E-Mail: info@sidit.de

SiDIT GmbH, Unterdürrbacher Straße 8, 97080 Würzburg

  1. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten bei Bewerbungen und anhand von Bewerberprofilen auf Bewerberportale sowie Art und Zweck und deren Verwendung

3.1. Erhebung und Speicherung

Wenn

  • Sie erstmals in Kontakt mit uns treten,
  • Sie bei uns eine Bewerbung einreichen,
  • wir Sie erstmals aufgrund Ihres Bewerberprofils auf Bewerberportalen wie z.B.
    Experteer und/oder Indeed kontaktieren oder
  • wir Sie erstmals aufgrund Ihres Profils auf beruflichen Social-Media-Plattformen wie z.B. LinkedIn und/oder XING kontaktieren,

dann verarbeiten wir in der Regel folgende Informationen:

  • Anrede, Vorname, Nachname,
  • Anschrift,
  • eine gültige E-Mail-Adresse,
  • Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),
  • alle weiteren Daten, die Sie in Ihren Bewerbungsunterlagen angeben (insbesondere Lebenslauf, Zeugnisse)
  • alle weiteren Daten, die Sie im Bewerberprofil auf Bewerberportalen freigegeben haben
  • alle weiteren Daten, die Sie im Bewerbungsverfahren angeben (in Bewerber Fragebögen, Interviews u. ä.)
  • freiwillig angegebene besondere Kategorien personenbezogene Daten

3.2 Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Im Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

3.2.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten und vorvertraglichen Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung vertraglicher Pflichten und vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen, d.h. insbesondere

  • zur internen Bearbeitung Ihrer Bewerbung
  • zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens
  • zur Korrespondenz mit Ihnen
  • zur Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigtenverhältnisses
  • zur Ausübung oder Erfüllung sich aus dem Gesetz oder aus einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebender Rechte und Pflichten
  • zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.

3.2.2 Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO)

Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten spätestens 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens, soweit keine weiteren Aufbewahrungsgründe vorhanden sind, siehe unter Punkt 5. Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen eines „Bewerberpools“ erteilt haben, löschen wir diese spätestens mit Ablauf von drei Jahren nach ihrer Erteilung. Zweck des „Bewerberpools“ ist es, Sie für eine künftige Stellenbesetzung berücksichtigen zu können.

Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Wir setzen Sie davon in Kenntnis, dass durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

3.2.3. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)

Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, wie bspw. gesetzlichen handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO).

3.2.4. Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 2 DSGVO)

Wir verarbeiten die von Ihnen angegebenen besonderen Kategorien personenbezogener Daten, wenn Sie uns eine Einwilligung gem. Art. 9 Abs. 2 a) DSGVO erteilt haben oder die Verarbeitung erforderlich ist, damit wir die Ihnen aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und unseren diesbezüglichen Pflichten nachkommen können.

  1. Weitergabe von Daten an Dritte und Auftragsverarbeiter

Auch bei der Weitergabe von personenbezogenen Daten handelt es sich um eine Verarbeitung im Sinne der vorangegangenen Ziffer 3.2. Wir wollen Sie an dieser Stelle jedoch nochmal gesondert über das Thema der Weitergabe an Dritte informieren. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten liegt uns sehr am Herzen. Aus diesem Grund sind wir besonders vorsichtig, wenn es darum geht Ihre Daten an Dritte weiterzugeben.

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt in der Regel zu folgenden Zwecken:

  • Auftragsverarbeiter, mit denen wir eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben
  • Buchhaltung (z.B. Steuerberater)
  • Rechtsstreitigkeiten (z.B. Anwalt)
  • Kommunikationsplattform (z.B. E-Mail, WhatsApp, andere Messenger-Dienste)
  1. Löschung

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gelöscht, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind.

  1. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung

beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, die Verarbeitung nicht zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung

unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes wenden.
  1. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@42dbs.de

Stand: 31.07.2020

[1] Hinweis: Wenn bei bestimmten Begriffen, die sich auf Personengruppen beziehen, lediglich die männliche Form gewählt wurde, so ist dies nicht geschlechtsspezifisch gemeint, sondern geschah ausschließlich aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit.

Data Protection Advice Notes for Applicants

  1. Name and contact details of the Controller

These Data Protection Notes apply to data processing by:

Controller:                   42DBS GmbH

Address:                     Herzogspitalstrasse 24, 80331 München

E-mail address:          datenschutz@42dbs.de

Telephone:                  +49 (0)8945/169979

  1. Contact details of the Data Protection Officer

You may contact our Data Protection Officer at the following address:

Beatriz Loos

E-mail: info@sidit.de

SiDIT GmbH, Unterdürrbacher Strasse 8, 97080 Würzburg

  1. Collection and storage of personal data in applications and based on applicant profiles on applicant portals and type and purpose of such data and their use

3.1. Collection and storage   

If

  • you initiate contact with us for the first time,
  • you submit an application to us,
  • we contact you for the first time based on your applicant profile on applicant portals such as Experteer and/or Indeed or
  • we contact you for the first time based on your profile on professional social media platforms such as LinkedIn and/or XING,

then we will usually process the following information:

  • salutation, first name, surname,
  • address,
  • a valid e-mail address,
  • telephone number (landline and/or mobile),
  • all other details you have included in your application documents (in particular: curriculum vitae, certificates),
  • all other data you have uploaded to your applicant profile on applicant portals
  • all other data you indicate in the course of the application (in application questionnaires, interviews etc.),
  • special categories of personal data which you have voluntarily provided

3.2  What do we process your data for (purpose of processing) and on what legal basis?              

In the text which follows, we will inform you of the purpose for which we process your data and the legal basis for doing so.

3.2.1. For performance of contractual obligations and pre-contractual measures (Art. 6 (1) (b) GDPR)                                     

We process your data to perform contractual obligations and to take steps prior to entering into a contract with you, i.e. in particular

  • for internal processing of your application
  • for implementing the application process
  • for corresponding with you
  • for implementing or terminating an employment relationship
  • for exercising or fulfilling rights and obligations arising from law or a collective agreement, works agreement or employment agreement
  • for settling any liability claims which may exist and for asserting any claims against you.

3.2.2  Processing based on your consent (Art. 6 (1) (a) GDPR)                            

In principle, we will erase your data no later than 6 months after the end of the application process, provided there are no other reasons for retaining the data, see sec. 5. If you have given us your consent to process your personal data in connection with an “applicant pool”, we will erase those data no later than three years after the data are provided to us. The purpose of such “applicant pools” is to enable us to consider you for future vacancies.

You may withdraw your consent at any time with future effect. The foregoing also applies to declarations of consent you have given to us prior to the applicability of the GDPR, i.e. prior to 25 May 2018. We hereby inform you that withdrawal of consent will not affect the lawfulness of the processing carried out on the basis of consent prior to its withdrawal.

3.2.3. Processing due to legal requirements (Art. 6 (1) (c) GDPR)                

We are subject to various legal obligations, such as statutory commercial retention and documentation obligations (under the German Commercial Code, the German Criminal Code or the German Tax Code).

3.2.4. Processing of special categories of personal data (Art. 9 (2) (GDPR)

We process the special categories of personal data you have provided to us if you have given us your consent pursuant to Art. 9 (2) (a) of the GDPR, or if processing is necessary to enable us to honour your rights under employment and social security and social protection law and to fulfil our obligations in this respect.

  1. Disclosure of data to third parties and processors

The passing on of personal data is also deemed ‘processing’ within the meaning of the foregoing sec. 3.2., but we do wish to inform you again separately here regarding the issue of disclosure of your personal data to third parties. The protection of your personal data is very important to us. For this reason, we are particularly careful when it comes to passing on your data to third parties.

A transfer of your personal data to third parties will usually be for the following purposes:

  • Processors with whom we have concluded an agreement in accordance with Art. 28 GDPR
  • Accounting (e.g. tax advisors)
  • Legal disputes (e.g. lawyers)
  • Communications platforms (e.g. e-mail, WhatsApp, other messenger services)
  1. Erasure

Your personal data will be erased by us when they are no longer necessary for the purposes for which they were collected or otherwise processed, where processing is no longer necessary for the exercise of the right of freedom of expression and information, for performance of a legal obligation, for reasons of public interest or for asserting, exercising or defending against legal claims.

 

  1. Rights of the Data Subject

You have the following rights:

  • pursuant to Art. 7 (3) GDPR, you have the right to withdraw your consent to us at any time. As a result, we will not be able to process the data based on that consent in future;
  • pursuant to Art. 15 GDPR, you have the right to request information regarding your personal data being processed by us. In particular, you may request information regarding the purposes of processing, the categories of personal data, the categories of recipients to whom your data have been or will be disclosed, the planned retention period, the existence of a right of rectification, erasure, restriction of processing or objection, the existence of a right of appeal, the source of your data if not collected by us, and the existence of any automated decision-making processes included profiling and, if applicable, meaningful information on the details of such data;
  • pursuant to Art. 16 GDPR, you have the right to request prompt rectification of any incorrect or incomplete personal data stored by us;
  • pursuant to Art. 17 GDPR, you have the right to request the erasure of your personal data stored with us, where they are no longer necessary for the purposes for which they were collected or otherwise processed, where the processing is no longer necessary for the exercise of the right of freedom of expression and information, for performance of a legal obligation, for reasons of public interest or for asserting, exercising or defending against legal claims;
  • pursuant to Art. 18 GDPR, you have the right to request restriction of the processing of your personal data where the accuracy of the data is contested by you, the processing is unlawful but you oppose the erasure of the data and we no longer need the data, but they are required by you to assert, exercise or defend against legal claims or where you have lodged an objection to processing pursuant to Art. 21 GDPR;
  • pursuant to Art. 20 GDPR, you have the right to receive your personal data that you have provided to us in a structured, commonly used and machine-readable format or to request that they be transferred to another Controller and
  • you have the right to register a complaint with a supervisory authority under Art. 77 GDPR. As a rule, you may contact the supervisory authority located at your usual domicile or workplace.
  1. Right to object

If your personal data are processed on the basis of legitimate interests pursuant to Art. 6 (1), 1st sentence, (f) GDPR, you have the right pursuant to Art. 21 GDPR to object to the processing of your personal data if there are reasons for objecting which arise from your personal situation. If you wish to exercise your right to object, then all you have to do is to send an e-mail to the address datenschutz@42dbs.de.

Last update: 31 July 2020